BTL blog

30
nov
2017

Zapojenie dobrovoľníkov do eventu JE správnou cestou Autor: BTLka | Kategória: Všeobecné

Už ste to vyskúšali? Pri public eventoch sú dobrovoľníci často nezanedbateľní.

Už aj do našich pomerov sa dostáva čoraz viac povedomie a aj reálne zapojenie dobrovoľníkov do práce na eventoch. Je to správna cesta, pretože dobrovoľníci sa dokážu pre vec nadchnúť častejšie dokonca viac ako priami zamestnnci agentúr, ktorí sú za svoju prácu platení. Je to preto, že pre dobrovoľníkov ide o nový zážitok, vybočenie z všednosti, možnosť získať nové skúsenosti a nových priateľov. A v neposlednom rade - robia to dobrovoľne, pretože chcú. To ale neznamená, že aj spomedzi záujemcov o dobrovoľníctvo nie je potrebné kvalitne si vybrať. Ako na to?

Získať pre seba dobrovoľníka neznamená iba to, že sme ušetrili nejaké peniaze. Naopak, je to práca aj pre nás, príležitosť novej spolupráce, ktorú netreba zanedbať. Aj ona totiž prispeje k záverečnému hodnoteniu nášho eventu. Netreba zabúdať na fakt, že pod eventom budeme v konečnom dôsledku podpísaní my, nie dobrovoľníci.

Kde vyberať?

Možností je viacero. Buď staviť na verejné internetové portály (napr. www.dobrovolnictvo.sk), alebo využiť rozličné profesijné portály či vlastné kontá na sociálnych sieťach ap. Buď sa dobrovoľníci môžu teda hlásiť sami, alebo si ich môžeme vyberať z nejakej existujúcej databázy. Základom je vedieť, koho chceme. Predtým, ako teda vyjadríme dopyt po dobrovoľníkoch, dôležité je premyslieť si, koho hľadáme a aké úlohy mu chceme dať. Vhodným je napríklad jednoduchý dotazník vytvorený cez Google doc, ktorý záujemcom rozpošleme. Vďaka vhodne stanoveným otázkam môžeme veľmi jednoducho zistiť, ktorí dobrovoľníci sú pre tento náš konkrétny event vhodní a ktorí nie (napr. vek, možnosť nosenia ťažkých vecí, predchádzajúce skúsenosti ap.).

Ako osloviť?

Nejde o fyzické oslovenie, ale oslovenie k naozaj efektívnym výkonom a príjemnej spolupráci. Keď už sme si podľa vopred stanovených kritérií vybrali potrebné množstvo dobrovoľníkov, je vhodné pre vec ich nadchnúť. Dajte si čas a sadnite si s nimi osobne, predstavte im vašu agentúru, jej vízie a filozofiu, predstavte jej event, jeho ciele a prípadne výsledky minulých ročníkov. Jedným slovom - nadchnite ich (pre vec). Je to dôležité preto, aby dobrovoľníci cítili, že svoj čas a energiu idú investovať do niečoho, čo má pre nich naozaj zmysel. Netreba totiž zabúdať, že hoci sa s nami rozhodli pracovať dobrovoľne, tiež majú svoje vlastné životy, rodiny, štúdium či zamestnanie, prípadne iné dobrovoľnícke aktivity.

Komunikujte!

Ak si myslíte, že dobrovoľníkom nie je dôležité venovať čas a priestor, tak ste na omyle. Naopak, komunikovať s nimi je veľmi dôležité. Cestou je napríklad vytvoriť pravidelné porady, do ktorých zakomponujete aj dobrovoľníkov. Aby ich nestáli čas navyše, cestou je realizovať ich napríklad prostredníctvom skype či iného podobného nástroja. Prípadne vytvoriť aj spoločný zdieľaný dokument, kde budú definované konkrétne úlohy, dátumy realizácie a zodpovedné osoby. Tiež je vhodné stanoviť jedného či dvoch zamestnancov agentúry, ktorí si dobrovoľníkov vezmú pod seba, aby nedošlo k situácii, že dobrovoľníci nebudú vedieť, s kým majú komunikovať a na koho sa majú obrátiť.

Myslite na to, že hostia eventu nebudú riešiť, kto je dobrovoľník a kto organizátor, ak niečo budú potrebovať, opýtajú sa hocikoho. Preto je dôležité, aby boli dobrovoľníci zakomponovaní aj do informovanosti v otázkach, ktoré sa ich zdanlivo netýkajú (toalety, program, lekárska pohotovosť, požiarnici, občerstevenie ap.). Dôležité je tiež poučiť dobrovoľníkov o tom, u koho nájdu odpovede na otázky, na ktoré odpovedať nevedia. Pretože naozaj nemusia vedieť odpovedať na všetko.

Počúvajte!

Určite viete, že event nekončí samotným eventom. A tak je to aj s prácou dobrovoľníkov. Po evente nevyužite iba ich silu na pomoc s upratovaním, ale aj ich hlavy. Pýtajte sa ich, zaujímajte sa o ich názor na event, jeho organizáciu, komunikáciu, výkony na mieste počas konania eventu ap. Možno si vypočujete množstvo vaty, ale určite nájdete aj niekoľko relevantných spätných väzieb, ktoré vám budú nápomocné do budúcna.

BTLka